امروزه به دلایل مختلف در مکان‌های خاص و مشخص شده، جلساتی تشکیل می‌شود. به همین منظور به مجمعی که به منظور آموزش و یا حتی آموزش نرم افزار حسابداری، بازاریابی، همفکری و … در قالب خصوصی یا عمومی افراد دور هم جمع می‌شوند، یک رویداد گفته می‌شود. جهت آشنایی بیشتر با پاسخ سوال رویداد چیست با ما همراه باشید.
البته باید بدانید که در این مسئله نیز، مدیر رویداد می‌تواند مرتکب اشتباهات رایج در برگزاری رویداد شود و تمامی برنامه‌ریزی‌ها مختل شوند. پیش از هر سخنی باید بدانید که رویداد چیست و چه معنایی دارد همچنین با الزامات و انواع رویداد آشنا شوید تا بتوانید به طور صحیح از آن بهره ببرید.
معنی رویداد چیست؟
معنی رویداد چیست و چه مفهومی را می‌رساند؟ جهت دریافت پاسخ به سوال دوم باید ابتدا معنی رویداد چیست را بدانید. در زبان غربی رویداد را به معنی Event می‌دانند. در زبان فارسی و فرهنگ‌نامه دهخدا و معین رویداد را به معنای رخداد تعبیر نموده‌اند.
تمامی معانی‌ها مترادف هم بوده و به خوبی عملکرد رویداد را نشان می‌دهند. اما باید توجه داشته باشید که علم تشریفات برای پاسخ سوال رویداد چیست نکات و ویژگی‌هایی منحصربه‌فردی را تعبیه نموده است. از نظر علم تشریفات اتفاقی رویداد تلقی می‌شود که چهار نکته زیر را رعایت کند:
- موضوع
- هدف
- زمان و مکان
- شرکت کننده
پس برای فهمیدن پاسخ سوال رویداد چیست و چه مفهومی را به مردم می‌رساند باید آن اتفاق را بررسی نمایید. البته لازم به ذکر می‌باشد که ویژگی اصلی رویداد چنین است که تمامی جلسات از قبل برنامه‌ریزی شوند. در برگزاری رویداد، برنامه‌ریزی به تنهایی نمی‌تواند کارساز باشد و باید در کنار برنامه‌ریزی، مدیر رویداد به خلاقیت و نوآوری نیز توجه داشته باشد.
امروزه به دلیل برگزاری متعدد رویداد در مکان‌های عمومی در زمینه‌های مختلف و تخصص‌های بسیار، باعث شده که برگزاری رویداد به علت ارتقای دانش، افزایش سطح کیفی سازمان و بالا رفتن درآمد یک ابزار مهم و کارآمد در سازمان‌ها شناخته شود.
برگزاری انواع رویداد
موضوع و هدف رویدادها
همان طور که گفتیم اتفاقی که نتواند موضوع خاصی را مشخص کند، نمی‌توان آن را رویداد تلقی نمود. پس جهت دانستن، اینکه اتفاق پیش آمده یک رویداد است یا خیر، در مرحله اول باید روی موضوع آن تمرکز کنید.
اتفاقی که موضوع و هدف خاصی ندارد یعنی در رسیدن به مقصد ناکام است و برعکس، اتفاقی که دارای یک موضوع و هدف خاصی است می‌تواند مقصد مشخص و تعیین شده‌ای داشته باشد.
نکته‌ای که باید در همین مبحث به خاطر داشته باشید این است که موضوع و هدف اتفاق هست که مشخص می‌کند رویداد چیست و چه مفهومی دارد.
زمان و مکان رویداد
هیچ اتفاقی را نمی‌توان بدون در نظر گرفتن زمان و مکان مشخص برنامه‌ریزی کرد. پس هر اتفاقی جهت این که رویداد تلقی شود باید زمان و مکان مشخص شده‌ای داشته باشد. البته از نظر زمان و رویداد دو حالت را می‌تواند داشته باشد:
- تاریخ برگزاری
- مدت زمان برگزاری
به خوبی می‌دانید که هیچ رویدادی اتفاق نمی‌افتد مگر زمان و مکان را داشته باشد. نکته‌ی همین بخش این است که تاریخ برگزاری رویداد را به هیچ وجه نمی‌توانید تغییر بدهید. زیرا طبق برنامه‌ریزی‌هایی که انجام می‌شود کنسل کردن آن، عواقب جبران ناپذیری را به همراه دارد.
شرکت کنندگان (user) رویداد
در دنیا هیچ رویدادی نیست که بدون شرکت کننده انجام شود، پس شرکت‌کننده رکن اصلی و مهم هر رویداد می‌باشد. به طور مثال، تئاتر بدون تماشاچی نمی‌باشد، زیرا شرکت کننده به تئاتر هویت می‌بخشد. مثال دیگری که می‌توانیم استفاده کنیم، رویدادهای مذهبی و یا اجتماعی هستند که همگی آن‌ها با حضور شرکت‌کننده برنامه‌ریزی می‌شوند.
مزایای استفاده از شرکت‌های برگزار کننده رویداد
زمانی که برگزاری رویداد را به شرکت‌های برگزارکننده و مدیر رویداد می‌سپارید خیالتان راحت می‌گردد و به گونه‌ای از استرسی که داشتید کاسته می‌شود. پس از آن که متوجه شدید رویداد چیست و چه اتفاقاتی را رویداد تلقی می‌کنند، زمان آن رسیده که مزایای آن را هم بدانید.
از جمله مزایای شرکت‌های برگزار کننده رویداد می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
| ردیف | مزایای شرکت‌های برگزار کننده رویداد |
| 1 | کمک در جهت یافتن ایده‌های خلاق |
| 2 | صرفه‌جویی در زمان و پول |
| 3 | مدیریت بودجه و برنامه‌ریزی |
| 4 | کاهش خطرات احتمالی و مدیریت کردن آن‌ها |
| 5 | آسودگی در برگزاری رویداد |
مدیریت رویداد چیست؟
حال میخواهیم به مفهوم مدیریت رویداد چیست بپردازیم. تا اینجای مقاله به سوال رویداد چیست پاسخ دادیم و دانستیم که به چه معناست و در چه موردی مورد استفاده قرار می‌گیرد. اما مدیریت رویداد به چه صورت می‌باشد؟
از چه طریقی می‌توانیم مدیریت رویداد را انجام دهیم؟ حالا میخواهیم به صورت جامع و کامل پاسخ دهیم که مدیریت رویداد چیست و شما را با مفهوم آن آشنا کنیم.
مدیریت رویداد شامل مواردی همچون تجسم، برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی و برنامه‌ریزی رویدادها می‌باشد. به بیان دیگر مدیریت رویداد مهارتی برای ایده‌پردازی و اجرای رویدادهای اجتماعی و رویدادهای مرتبط به انواع کسب‌وکارها می‌باشد.
الزامات مدیریت رویداد
مدیریت رویداد، صنعتی می‌باشد که امروزه به سرعت در حال رشد و پیشرفت می‌باشد. موضوع رویداد و برنامه‌ریزی آن، براساس هدف و موضوع برای هر مدیر رویدادی بسیار مهم است و در حیطه کاری نقش پررنگی دارد. فرقی نمی‌کند، برنامه‌ریزی بخاطر رویداد عروسی و یا رویدادهای بین المللی باشد.
برخی موارد هستند که بررسی آن‌ها، در مدیریت رویداد الزامی می‌باشد، حال که مفهوم رویداد چیست را متوجه شدید میخواهیم شما را با این موارد نیز برای مدیریت رویداد آشنا کنیم. این موارد در تصویر زیر آمده اند:
هفت مورد از الزامات در جهت مدیریت رویداد
تمامی موارد در تصویر بالا، از مواردی هستند که باید هر مدیر رویداد جهت مدیریت یک رویداد در هر اتفاقی، بر آن‌ها تمرکز کرده و برنامه‌ریزی‌ها را طبق آن انجام دهد. زیرا در توضیح رویداد چیست گفتیم که نمی‌توانیم هر اتفاقی را رویداد تلقی کنیم مگر آن که نکات ذکر شده را داشته باشد.
مهارت‌های موردنیاز برای یک مدیر رویداد
حال که معنی رویداد چیست را متوجه شدید میخواهیم شما را با مهارت هایی که جهت مدیریت رویداد، مدیر رویداد باید دارا باشد آشنا کنیم. برگزاری انواع رویداد، زمانی به خوبی انجام می‌شود که مدیریت رویداد و اجرای آن توسط مدیری کارآمد و مسلط باشد.
زیرا رویداد طیف قابل توجهی از مهارت‌ها هست که در صورت عدم برخورداری از آن، شرکت دچار ضرر و زیان جبران ناپذیر می‌شود. مهارت‌هایی که لازم است مدیر رویداد داشته باشد شامل:
- کاربلد بودن
- کنترل بودجه و مدیریت مالی (با استفاده از یک نرم افزار حسابداری شرکتی به سادگی قابل کنترل و مدیریت است)
- توجه به جزئیات
- مهارت در سازمان‌دهی
- خلاقیت
- روابط عمومی فوق العاده
- قادر به انجام همزمان چند کار
- مهارت انجام مذاکره، بازاریابی خوب و…
با توجه به اینکه مدیران زمان زیادی را صرف مذاکره می‌کنند، آموزش مهارت مذاکره و چانه زنی مشتری از جمله آموزش های ضروری برای آن‌ها به حساب می‌آید. جهت آموزش جامع این مهارت برای مدیریت رویداد، می‌توانید به مقاله چانه زنی مشتری مراجعه نمایید.
ابزارهای مدیریت رویداد
تا اینجای مقاله با مفهوم رویداد چیست آشنا شدید، حال سوال است ابزارهای مدیریت رویداد چیست؟ طبیعتا مواردی که گفتیم به آسانی قابل انجام و اجرا نمی‌باشد.
پس مدیر رویداد با کمک ابزارهای مدیریت رویداد می‌تواند با دقت در چنین مسیری گام بردارد و با خلاقیت رویدادهای فوق العاده‌ای را اجرا نماید. ابزارهای مدیریت رویداد شامل موارد ذکر شده در تصویر می‌شود:
11 ابزار اساسی مدیریت رویداد
مزایای استفاده از ابزارهای مدیریت رویداد
استفاده از ابزارهای فوق برای مدیریت یک رویداد، طبیعتا دارای مزایایی می‌باشند که مدیر رویداد به خوبی با آن‌ها آشنا است. گفتیم که استفاده از همین ابزارها، کار را برای مدیر انواع رویداد آسان می‌کند و باعث صرفه‌جویی زمان می‌شود و یا حتی مدیر رویداد می‌تواند با استفاده از همین ابزارها، همزمان چند رویداد را مدیریت کند.
- بهبود زمان تشخیص حادثه و زمان پاسخ
- کاهش و صرفه جویی در وقت
- اتوماسیون سازی رویدادها
- تصمیم گیری و اقدامات از طریق توزیع خودکار گزارشات
- دید عمیق به کیفیت
- ارائه با کیفیت خدمات IT
- پس انداز هزینه عملیاتی
انواع رویداد با توجه به موضوع
دانستیم که رویداد چیست و اشتباهات رایج در برگزاری رویداد به چه صورت می‌باشد. حالا میخواهیم انواع رویداد را نام ببریم. انوع رویدادها بر اساس موضوع و ساختاری که از آن برخوردارند، تقسیم‌بندی می‌شوند. انواع رویداد براساس موضوعی که تعیین کرده‌اند به چهار گروه تقسیم می‌گردد.
- اجتماعی و علمی
- ورزشی و تفریحی
- سیاسی و مذهبی
- مشارکتی
اجتماعی و علمی
اولین دسته‌بندی انواع رویداد براساس موضوعی که برای مدیر رویداد مشخص شده، اجتماعی و علمی است. رویداد اجتماعی، به گردهمایی که شرکت کنندگان آن، از جایگاه و موقعیت اجتماعی بالایی برخوردارند.
موضوع مطالب ارائه شده در رویداد، اجتماعی و علمی می‌باشد و بر موضوعات جامعه و کشف اسرار علمی اشاره دارد. پس یک دورهمی می‌تواند اجتماعی و یا علمی باشد و هدف رویداد می‌تواند آموزش، آموزش نرم افزار فروش و یا ارائه مطالب عملی و موضوعات روز جامعه باشد.
ورزشی و تفریحی
یکی از انواع رویداد چیست؟ یکی از انواع رویدادها ورزشی و تفریحی است. برنامه‌ریزی رویداد از بازی‌های المپیک گرفته تا مسابقات داخلی و بین المللی، رویدادهای ورزشی و تفریحی افراد، انجام و اجرا می‌شود.
مدیر رویداد در رویداد ورزشی و تفریحی بنابر افراد حاضر و مکان انتخاب شده برنامه‌ریزی رویداد را انجام می‌دهد و خلاقیت خود را بر حسب نمایش زیبایی‌های مکان، سنت‌های کشور و مکان‌های دیدنی اجرا می‌کند.
سیاسی و مذهبی
یکی از انواع رویداد طبق موضوع سیاسی و مذهبی است. فستیوال‌هایی هستند که جهت گرامی داشت یک موضوع سیاسی و یا مذهبی برنامه‌ریزی و اجرا می‌شوند. مانند جشن، اعیاد مذهبی و یا بزرگداشت و رحلت افراد سیاسی. مشتریان در چنین موضوعی، اغلب مدیران رویداد را برای سازمان‌دهی مهمانی‌های بزرگ با چندین هزار شرکت کننده و با برنامه‌ریزی باشکوه همراهی می‌کنند.
مشارکتی
مراسم‌هایی هستند که نقش بسیار مهمی را در زندگی ما دارند، فرقی نمی‌کند با چه موضوعی باشد، تجدید دیدار یا جشن عروسی، سالگرد و … در هر صورت با هر موضوعی که باشد شما می‌توانید با مشارکت مدیر رویداد بهترین رویداد را رقم بزنید و یک خاطره به یاد ماندنی برای خود و خانواده داشته باشید.
گفتیم که برای آن که بدانید رویداد چیست باید به موضوع و هدف آن توجه داشته باشید و فرقی نمی‌کند که رویداد سیاسی یا شاد نمودن خانواده باشد.
انواع رویداد با توجه به ساختار
تا اینجا با مفهوم رویداد چیست آشنا شدید و انواع آن را از نظر موضوعی شرح دادیم. در مقابل رویدادهایی که برای سالگرد، جشن، ورزشی و یا گرامیداشت اعیاد مذهبی و سیاسی برگزار می‌شوند باید بدانید که رویدادهایی نیز وجود دارند که جهت ارائه مطالب علمی و عرضه‌ی محصولات و… گردهمایی می‌شوند.
رویدادها با توجه به ساختارشان به چند گروه مهم تقسیم می‌شوند که به خوبی خواهید دانست که رویداد چیست و چه معنایی را تفسیر می‌نماید. در تصویر زیر انواع رویداد را طبق ساختار آن ها شرح داده ایم.
12 نوع رویداد با توجه به ساختار
کنفرانس و سمینار
مجلسی که در آن، شخصی مطالب علمی را برای دیگران بیان می‌کند، یعنی اجتماع عده‌ای معدود در باب مسائل سیاسی و یا اجتماعی را کنفرانس می‌گویند.
کنفرانس شامل انواع گردهمایی‌ها می‌باشد که در زمینه‌های مختلف برگزار می‌گردد. به نظر اکثریت کنفرانس به گردهمایی انجمنی گفته می‌شود که با برنامه و دستور جلسه رسمی به منظور مذاکره، مشاوره و تبادل نظر برگزار می‌شود.
حالا در کنار واژه کنفرانس برای رویداد، سمینار نیز وجود دارد. شاید اکثریت بدانید سمینار چیست اما به طور کلی سمینار به گردهمایی گفته می‌شود که عده‌ای از دانشجویان تحت نظر اساتید خود، در یک رشته به تحقیق بپردازند و سخنرانی‌هایی را نیز در این باب ارائه دهند.
کنگره و ورکشاپ یا همان کارگاه
یکی دیگر از انواع رویداد چیست، کنگره یکی دیگر از انواع رویداد می‌باشد. کنگره به انجمن و گردهمایی آگاهان، صاحب نظران و … برای بحث و گفت و گو با محوریت مسائل سیاسی، علمی و … گفته می‌شود. کنگره رسمی‌تر و بزرگ‌تر از ورکشاپ است و دارای چند خصوصیت برجسته می‌باشد.
- تعداد شرکت کنندگان کنگره بسیار است.
- برنامه در فاصله زمانی خاصی اجرا می‌شود.
- کنگره معمولا چند روز برگزار می‌گردد.
- دارای نشست‌های کوچک‌تر مانند پانل، کنفرانس است.
واژه‌ای دیگر جهت دانستن رویداد چیست وجود دارد، ورکشاپ یا همان کارگاه است. ورکشاپ به جلساتی گفته می‌شود که اکثرا در آن تبادل اندیشه و ارائه روش‌های عملی یک مهارت انجام می‌شود. افراد حاضر در ورکشاپ برخلاف کنگره بسیار محدود است و بر محوریت یک موضوع خاص با آزادی بیان اجرا می‌گردد.
فستیوال و جلسات (میتینگ)
جشنواره یا همان فستیوال زمانی برگزار می‌شود که افراد بخواهند رویداد سال پیش را که می‌تواند در زمینه‌های علمی، فرهنگی و… باشد را گرامی و تمجید کنند. فستیوال اکثرا به برنامه‌های شاد در موضوعات سیاسی، مذهبی، فرهنگی و… گفته می‌شود.
گردهمایی‌هایی وجود دارند که میان دو شرکت‌کننده جهت تبادل اطلاعات با محوریت، تجاری، اجتماعی و … برگزار می‌شود که به این گردهمایی، جلسات یا میتینگ گفته می‌شود. میتینگ‌های کوچک بین دو تا پانزده نفر و میتینگ‌های بزرگ بیش از 15 شرکت کننده دارند.
مجمع های عمومی سالیانه (AGM)
مجمع عمومی از دیگر انواع رویداد می‌باشد که توسط شرکت‌های تجاری بزرگ برگزار می‌شود. لازم به ذکر است بدانید این نوع از نشست‌‌ها در سال یکبار انجام می‌شوند.
به طور مثال: زمانی که سهامداران یک شرکت بخواهند از وضعیت عملکرد شرکت باخبر شوند، از هیئت مدیره سوال بپرسند و یا برای انتخاب اعضای جدید هیئت مدیره مجمعی تشکیل می‌دهند که مجمع‌های عمومی سالیانه گفته می‌شود.
برگزاری یکبار در سال مجمع های عمومی سالیانه
رویدادهای عرضه‌ی محصول و بین المللی
در رویداد عرضه محصول روزنامه نگاران، وبلاگ نویسان و تاثیرگذاران رسانه‌های اجتماعی دور هم جمع می‌شوند و رونمایی از اولین محصول یک شرکت را ثبت می‌کنند.
بزرگ‌ترین گردهمایی جهانی، رویدادهای بین‌المللی می‌باشد که در حالت عادی حداقل 15 درصد، شرکت کننده خارجی در آن حضور دارند.
سمپوزیوم
سمپوزیوم اغلب مجمعی می‌باشد که بر مباحث فلسفی و علمی، اشخاص دور هم جمع می‌شوند و درباره موضوعی واحد سخنرانی می‌کنند. مانند سمپوزیوم حکمت، فلسفه و یا سمپوزیوم نفت.
عده‌ای از افراد عقیده دارند که سمپوزیوم مانند یک مجله تخصصی عمل می‌کند و تنها بر یک موضوع واحد تمرکز دارد، جلسات سمپوزیوم کاملا تخصصی با حضور کارشناسان اجرا می‌شود.
نمایشگاه و نمایشگاه های بزرگ (Expo)
نمایشگاه به رویدادی گفته می‌شود که انواع کسب و کارها در آن حضور دارند و آخرین محصولات خود را نمایش می‌دهند. این رویداد، یک استراتژی بزرگ می‌باشد که بهره‌برداری شرکت‌ها از این رویداد بسیار ضروری و حیاتی است.
این رویداد اغلب در سطح جهانی و بین المللی انجام و اجرا می‌شود، به عنوان مثال یکی از این رویدادها Worlds Fair است.
دورهمی‌ها و نشست‌های عمومی
دورهمی‌ها، از جمله رویدادهایی هستند که به صورت غیررسمی برگزار می‌شوند و در آن دورهمی می‌توانند اهداف و موضوعات آزادی را دنبال کنند. مانند: کتابخوانی، پیاده‌روی، فیلم و … از نمونه‌های دورهمی‌ها است.
رویداد دیگر نشست‌های عمومی است که معمولا به جلسات بزرگ که شرکت کنندگان آن از عموم مردم تشکیل می‌شود. در نشست‌های عمومی فعالیت‌ها را به صورت تعلیق درمی‌آورند تا همگی افراد بتوانند در جلسات شرکت کنند.
شام کسب و کار و جلسات هیئت مدیره
شام کسب وکار، یک سنت دیرینه است که اکثر سازمان‌ها و شرکت‌ها، در پایان سال مالی موفقیت‌های به دست آمده در طول دوره مالی را با مشتریان مهم و کلیدی خود جشن می‌گیرند.
جلسات هیئت مدیره جهت تصمیم‌گیری درمورد موضوعات مهم و یا انتصاب و عزل افراد آن، تشکیل می‌شود. در این جلسات تمام واقعیت‌ها ارائه می‌شوند و پس از ارائه گزارشات و مشاهده خلاصه پرونده پرسنلی، بهترین تصمیم ماه‌های پیش‌رو اتخاذ می‌گردد. همچنین لازم است بدانید این گزارشات با استفاده از یک نرم افزار مدیریت فروش خیلی بهتر و دقیق‌تر انجام می‌گیرد.
تا اینجای مقاله به خوبی دانستید که رویداد چیست و با انواع رویداد، آشنا شدید. حالا میخواهیم به دو نکته از اتفاقات پیش آمده در رویداد اشاره کنیم.
اشتباهات رایج در برگزاری رویداد
تمام فعالیت‌ها و اتفاقات روزمره انسان‌ها، با یکسری اشتباهات روبه‌رو می‌شوند که باید از بروز آن‌ها جلوگیری شود تا بعدها دچار دردسر نشویم.
اشتباهات رایج در برگزاری رویداد چیست؟ اشتباهات رایج در برگزاری رویداد چند مورد است که مدیر رویداد می‌تواند از انجام آن‌ها پرهیز نماید تا یک رویداد فوق العاده را برای مشتریان اجرا نماید. در تصویر زیر اشتباهات رایج در برگزاری رویداد را شرح داده‌ایم:
5 اشتباه رایج در برگزاری رویداد
تاثیرات کرونا بر صنعت رویدادها
حال که با مفهوم رویداد چیست و نحوه مدیریت یک رویداد آشنا شدید، میخواهیم تاثیراتی را که کرونا بر این صنعت داشته است را شرح دهیم. به دنبال شیوع بیماری کرونا، تمامی مشاغل دنیا دچار ضرر و زیان شدند.
نیمی از شغل‌ها نتوانستند به فعالیت خود ادامه دهند و از ادامه مسیر بازماندند. صنعت رویداد نیز استثنا از این موضوع نبود و بیماری کووید19 بر این صنعت نیز اثر گذاشت.
پس از تعطیلی مراسمات و بدون تماشاچی شدن فعالیت‌ها، برنامه‌ریزی جهت مراسم چه عروسی، سالگرد، و یا کنگره و کنفرانس کاملا بی‌فایده بود. این بیماری موجب ضررهای جبران ناپذیر و هنگفت بر این صنعت شد.
نتیجه گیری
امروزه مراسمات و اتفاقات مهم زندگی خود را می‌توانیم با مشارکت مدیر روابط به بهترین رویداد زندگی خود رقم بزنیم، البته باید توانایی مدیریت کردن رویداد را نیز داشته باشیم. در این مقاله تمام اطلاعاتی که برای مدیریت رویداد لازم هستند را شرح داده ایم.
با خواندن این مقاله براحتی رویدادهای خود را مدیریت کنید. در ادامه اگر نظری در مورد مطالب ذکرشده داشته و یا می‌خواهید قسمتی از آن را تکمیل نمایید با درج نظر خود ما را همراهی کنید.
منبع: https://www.fardadgroup.com
